Tre grep for bedre kommunikasjon

NilsApeland
F

lere kanaler, høyere tempo og økt krav til åpenhet har gjort kommunikasjon viktigere for norske ledere. For å møte kravene bør du jobbe analytisk, formulere en strategisk historie og velge ut noen kanaler du blir god i.

«God ledelse kan ikke finne sted uten god kommunikasjon», sier Jan Ketil Arnulf, førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI. Problemet er at mange ledere vet at de bør kommunisere bedre, men ikke helt hvordan de skal få det til.

Som leder er tillit din viktigste valuta, og kommunikasjon et vesentlig verktøy for å bygge den. Det hjelper lite hvis du gjør alt rett, men ingen vet om det.

Tre krav bidrar til at forventningene til god lederkommunikasjon øker:

Synlighet: Det forventes at lederen er synlig, og har en aktiv dialog med medarbeidere, media og marked. En usynlig sjef er ingen leder, bare en administrator. Anita Krohn Traaseth i Innovasjon Norge har valgt en synlig og involverende lederkommunikasjon.

Tydelighet: Antall budskap vi eksponeres for daglig går opp. Samtidig er effekten av dem på vei ned. Folk er dessuten lei av uklare svar. Dette stiller større krav til måten budskap utformes og framføres på. Statsråd Sylvi Listhaug er en leder som er tydelig i sin kommunikasjon.

Åpenhet: Forventningene til at virksomheten er ærlig og åpen med omgivelsene er store. Verken frustrerte ansatte eller ivrige journaliser aksepterer en leder som skjuler seg og skjuler sannheten. Telenor og deres nye leder Sigve Brekke har nylig erfart dette.

Det er altså både flere forventninger og flere muligheter. Hva kan du gjøre for å møte disse utfordringene? I mine øyne kommer du langt ved å jobbe på disse tre områdene.

1. Presise analyser

En vanlig feil er at sjefen ikke fanger opp hva egen organisasjon eller omgivelsene er opptatt av, og derfor ikke snakker med dem om det disse synes er viktig. Kommunikasjonen kan da fort bli irrelevant.

Derfor trenger du ulike ”høreapparat”. De skal gi deg en forståelse for hva andre er opptatt av og om du er på rett kurs. Det er mange analyser å velge mellom. Jeg mener alle større organisasjoner trenger disse:

•    Medarbeiderundersøkelse – der ledelsens kommunikasjon også avdekkes.
•    Kundetilfredshetsmåling – som også sier noe om dialogen med kundene.
•    Omdømmeanalyse – som beskriver hvordan omgivelsene oppfatter virksomheten.
•    Medieanalyser – som viser om omtale i media og sosiale medier bidrar til suksess.

Gode analyser gjør det mulig å sette god mål og jobbe systematisk med kommunikasjon.

2. En strategisk historie

Alle organisasjoner er på en slags reise. Et vanlig problem er imidlertid at reisemålet og kartet bare finnes inne i lederens hode. Får du ikke med deg organisasjonen og interessentene (kunder, aksjonærer, politikere, pressgrupper) på reisen, er sjansen stor for at dere aldri kommer til målet.

En strategisk historie kan være til hjelp. Det er den overordne fortellingen om hvem dere er, hva som skiller dere fra andre og hvor dere skal. Historier er viktig, fordi vi tenker i bilder.

Historien må være: Troverdig, relevant, differensierende, inspirerende og samfunnsnyttig. Den bør kunne fortelles på nettet og på film, men også i kortversjon på fest eller i åpningen av et møte.

Forsvaret har klart å samle all sin kommunikasjon under én hjelm. De bygger all sin kommunikasjon på plattformen: ”For alt vi har. Og alt vi har”.  Det fungerer godt.

3. Utvalgte kanaler

Mange ledere frustreres av alle kanalene som finnes: Møter, intranett, epost og nyhetsbrev. Foredrag, blogg, Facebook og podkast – for å nevne noen. Forsøker du å være god i alle kanaler, blir resultatet gjerne at kommunikasjonen ikke fungerer særlig godt i noen.

Jeg anbefaler at du velger ut noen kanaler og blir gode i dem. De kanalene du velger finnes i skjæringspunktet mellom hvilke kanaler dine målgrupper bruker, hva som passer til ditt budskap og hva du som leder behersker best. Budsjett spiller også en rolle.

Ved å jobbe med et begrenset antall kanaler oppnår du tre fordeler: For det første skaper du forutsigbarhet når det gjelder hvor dine målgrupper finner viktig informasjon. For det andre blir du trolig bedre som følge av mengdetrening. Dessuten sparer du tid.

Så i stedet for å kommunisere etter magefølelsen og fortelle ulike historier i nye kanaler hver gang – jobb analytisk, samle kreftene, og oppnå mer presis og effektiv kommunikasjon.

Vil du lære mer om god kommunikasjon? Bli med meg på kurs i Tromsø 1. og 2. mars:
http://vican.no/kurs/94-kommunikasjon-en-sjefsjobb

Nils M. Apeland er kommunikasjonsrådgiver og foredragsholder i Bedre Kommunikasjon, assosiert partner i First House og underviser i kommunikasjonsfag ved Høyskolen Kristiania i Oslo.

«God ledelse kan ikke finne sted uten god kommunikasjon», sier Jan Ketil Arnulf, førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI. Problemet er at mange ledere vet at de bør kommunisere bedre, men ikke helt hvordan de skal få det til.